AMAÇ
Bu Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının amacı, UEDAŞ'ın tüm iş faaliyetlerinde rüşvet ve yolsuzlukla mücadele etme ve önleme hedefini desteklemek için UEDAŞ ve bağlı kuruluşlarında uyulması gereken ilke ve kuralları açıklamaktır.
Bu politika, UEDAŞ'ın herhangi bir çalışanının herhangi bir biçimde rüşvet veya yolsuzluğa bulaşmasının yasak olduğunu açıkça belirten UEDAŞ'ın genel Etik İlkeleri’nin ayrılmaz bir parçasıdır.
GENEL İLKELER
Herhangi bir UEDAŞ çalışanının, rüşvet vermek veya almak, kolaylaştırma ödemeleri yapmak, uygunsuz hediye vermek veya diğer yolsuzluk faaliyetleri dahil olmak üzere herhangi bir şekilde rüşvet veya yolsuzlukla uğraşması kesinlikle yasaktır.
Ayrıca hiçbir çalışan, bir tedarikçi/yüklenici veya başka bir İş Ortağı aracılığıyla doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir biçimde rüşvet veremez, alamaz veya rüşvet verme yetkisine sahip olamaz. Rüşvetle Mücadele yasaları kapsamında, rüşvetin üçüncü şahıslar aracılığıyla dolaylı olarak verilmesini herhangi bir savunma teşkil etmemektedir ve bu duruma izin verilmemektedir.
Bu Politikanın ihlali, pozisyonuna fark etmeksizin fesih de dahil olmak üzere disiplin cezasıyla sonuçlanabilir. Bu tarz eylemler aşağıda verilen sonuçları doğurabilir:
• Şirket ve/veya sorumlu kişi için düzenleyici soruşturma ve olası idari ve/veya cezai yaptırımlar.
• UEDAŞ ve paydaşlarının itibarına zarar verme.
Yürürlükteki mevzuata aykırı bir davranış gösterildiğine dair bir şüphe olması durumunda, Denetim, Risk ve Yönetim Komitesi (“Komite”) derhal yazılı olarak bilgilendirilecek ve yasal süreçler zaman kaybetmeksizin yürütülecektir.
Komite gözetiminde, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele programı ile ilgili olarak çalışanlara ve iş ortaklarına yönelik periyodik eğitimler ve bilinçlendirme programları yürütülmektedir.
UYGULAMA
1 - Hediye/Ağırlama
UEDAŞ çalışanları tarafından sağlanan, teklif edilen veya alınan herhangi bir hediye veya ağırlama aşağıdaki kriterlere uymalıdır:
✓ İşbu Politikaya ve Hediye & Ağırlama Politikası uyarınca izin verilebilen,
✓ Nakit halinde olmayan veya nakit karşılığı olmayan,
✓ Makul biçimde ve alıcının konumu ve ilgili koşullarla orantılı,
✓ Şirket tarafından adil ve doğru bir şekilde kaydedilen ve mali işlemleri yapılan,
✓ Alıcıyı herhangi bir şekilde etkileme niyeti ile veya bu izlenimi yaratacak bir sıklıkta yapılmayan hediye ve ağırlamalar.
Detaylı bilgiye Hediye ve Ağırlama Politikasından ulaşabilirsiniz.
2 - Sponsorluk ve Bağışlar
UEDAŞ adına herhangi bir siyasi parti ya da siyasi parti adayına bağış veya herhangi bir adla ayni veya nakdi katkıda bulunmak kesinlikle yasaktır.
Şirket bağış yaparken (veya bireyler şirket adına bağış yaparken), bağışın meşru bir hayır amacına sahip olduğundan ve yasa dışı veya etik olmayan faaliyetleri teşvik niteliğinde olmadığından emin olmak için gerekli özen gösterilmektedir.
3 - Kolaylaştırma Ödemeleri
Bu Politikanın kapsamında yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilemez. Bu husustaki tek istisna, bir kolaylaştırma ödemesi yapmayı reddetmenin bir Şirket çalışanının emniyetini ve güvenliğini riske atması durumudur. Bu tür durumlar üst yönetime paylaşılmalı ve (gerekli durumlarda) Komiteye iletilmelidir.
4 - İş Ortakları ve Durum Tespiti
Genel kabul görmüş tanıtıcı malzemeleri dışında herhangi bir üçüncü kişi ile iş ilişkisinin yürütülmesi sırasında, usulsüzlük olduğu izlenimi uyandıran veya mükellefiyet ilişkisine yol açabilecek veya öyleymiş gibi algılanabilecek hiçbir hediye veya ağırlama kabul edilmemeli veya teklif edilmemelidir. Aynı şekilde tedarikçilerden, müşterilerden veya herhangi üçüncü kişilerden uygunsuz olarak algılanabilecek, hiçbir indirim ya da herhangi bir şekilde menfaat talep edilmemeli, teklif edilmemeli ve kabul edilmemelidir.
Rüşvet ve yolsuzluk riskini en aza indirmek açısından, etik olmayan işlemlerin komisyon veya danışmanlık ücretleri gibi meşru ödemeler kisvesi altında gizlenmesine müsamaha gösterilmez.
Buna göre UEDAŞ, İş Ortakları ile yalnızca aşağıda verilen durumlarda çalışmalıdır:
✓ İş Ortağı'nın kimliğinin, yeteneklerinin ve sağlamlığının onaylandığı orantılı ve risk bazlı bir Üçüncü Taraf Durum Tespiti süreci tamamlanmış ise,
✓ İlgili UEDAŞ, İş Ortağı ile Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele kurallarına uyumu sağlamak için uygun şartları içeren yazılı bir sözleşme akdetmişse,
✓ Distribütör tarafından sağlanan hizmetlerin ücretleri, makul ve sağlanan hizmetle orantılıysa ve bunlar olağan dışı veya piyasa değerinin önemli ölçüde üzerinde değilse,
5 - Siyasi partilere bağışlar
UEDAŞ adına siyasi bağışlar yapmak yasaktır.
6 - Devlet Memurlarının İşe Alımı ve Çalıştırılması
İstihdam kararları, UEDAŞ'ın İK politikaları ve prosedürleri takip edilerek, söz konusu pozisyonun gerektirdiği deneyim ve yetkinliklere dayalı olmalıdır. Bu kararlar asla bir Devlet Görevlisini yolsuzca etkilemek veya uygunsuz bir avantaj elde etmek için alınmamalıdır. Şuan Devlet Memuru olan kişiler veya eski Devlet Memurları, yalnızca aşağıdaki kriterler karşılamaları durumunda bir hizmeti yerine getirmek üzere işe alınabilir veya çalıştırılabilir:
✓ Ortada meşru bir iş amacı varsa,
✓ Kişinin istihdam edilmesi, kişinin ticari bir avantaj veya uygunsuz bir menfaat için işe alındığı izlenimine yol açmıyor ise,
✓ İşe alınan kişi, ilgili pozisyonun gerektirdiği nitelik ve deneyimleri objektif olarak karşılamaktaysa,
✓ Tazminat ve yan hak paketi makul ve işe ve kişinin niteliklerine uygunsa.
7 - Eğitim ve gözlem
UEDAŞ, Şirkete girişte ve yıllık olarak tüm çalışanlarına gerekli Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele eğitimini verecektir. Devlet yetkilileriyle yüksek etkileşim içinde olan çalışanlar veya yöneticiler, rüşvet ve yolsuzluk riskinden kaçınmalarına yardımcı olmak için daha fazla özel eğitim alabilir.
Komitenin gözetimi altında UEDAŞ, eğitim de dahil olmak üzere Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele prosedürlerinin içeriğini periyodik olarak gözden geçirecek ve bunların uygulama durumunu ve etkililiğini gözlemleyecektir. Buna, Yönetim Kurulu için eğitim faaliyetleri hakkında yıllık bir rapor hazırlanması da dahildir.
8 - Defterlerin ve Kayıtların şeffaflığı ve doğruluğu
Mali (ve diğer) Defterler ve kayıtlar doğru, şeffaf, eksiksiz, güvenilir biçimde ve zamanında tutulmalı ve tüm işlemleri yürürlükteki yasa, yönetmelik ve muhasebe standartlarına uygun olarak yansıtmalıdır.
Hesapları ve faturaların açıklamaları tam ve açık olmalı ve gerektiği durumlarda destekleyici belgelerle birlikte muhafaza edilmelidir. Açıklamaların ve destekleyici belgelerin netliği, üçüncü taraf bir inceleme görevlisinin işlemi ve arkasındaki mantığı kolayca anlamasına olanak sağlayacak nitelikte olmalıdır.
Kaydedilmemiş fonlar veya varlıkların bulunması yasaktır ve kayıtlar herhangi bir amaçla tahrif edilemez. Kayıtlar periyodik olarak risk bazlı denetimlere tabi tutulmalıdır.