AMAÇ
UEDAŞ'ın dürüstlük, şeffaflık, güven ve bütünlük kültürünü geliştirme taahhüdünün bir parçası olarak, tüm işverenleri, yöneticileri ve diğer paydaşları; şirket değerlerinin karşılanmadığını hissettiklerinde "açıkça konuşmaya" teşvik ediyoruz.
Bu politikanın amacı, UEDAŞ çalışanlarını ve paydaşlarının, Etik İlkelere ve ilgili politikalara veya mevzuata aykırı olduğundan şüphelendikleri eylemleri bildirmeye teşvik etmek ve bir endişesini veya şikayetini dile getirmek isteyen herkes için bir rehber olarak hizmet etmektir.
Aşağıda daha ayrıntılı olarak belirtildiği üzere, UEDAŞ'ın politikası, iyi niyetli bir şekilde "açıkça konuşan" veya endişelerini dile getiren çalışanları misilleme eylemlerine karşı korumaktır.
Bu politika, UEDAŞ'ın Etik İlkelerinin ayrılmaz bir parçasıdır.
GENEL İLKELER
UEDAŞ, faaliyetlerini en yüksek etik standartlarda, dürüst bir şekilde yürütür; etik dışı veya hukuka aykırı eylemleri ve faaliyetleri önlemek için “açık iletişim” ve “hesap verebilirlik” kültürünü destekler. Bu sebepten, yasa dışı veya etik olmayan herhangi bir faaliyete doğrudan veya dolaylı olarak tanık olan veya böyle bir durumla ilgili bilgisi veya şüphesi olan herhangi bir çalışan veya paydaş, misilleme korkusu olmaksızın endişelerini uygun şekilde dile getirmelidir.
UEDAŞ, aldığı tüm raporlamaları dikkatle değerlendirmekte ve mümkün olan en kısa sürede iddiaların soruşturulmasını amaçlamaktadır.
UYGULAMA
7.1 İFŞA EDİLEBİLİR KONULAR
Aşağıdaki başlıklarda belirtilenler de dahil olmak üzere (ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) geçmişte meydana gelen, devam etmekte olan veya gelecekte gerçekleşmesi beklenen her türlü yasa dışı veya etik olmayan davranış veya faaliyet gündeme getirilmeli veya ifşa edilmelidir:
Çalışan Aleyhine Eylemler:
UEDAŞ, çalışanları için güvenli, huzurlu ve profesyonel bir çalışma ortamı sağlar. Bu nedenle UEDAŞ çalışanlarına karşı mevzuata, UEDAŞ Etik İlkelerine veya ilgili politikalara aykırı olabilecek, çalışma ortamının güvenli ve huzurlu olmasını tehlikeye düşürebilecek hiçbir bir eyleme müsamaha gösterilmez.
Şirket Aleyhine Eylemler:
Tüm UEDAŞ çalışanları, görevlerini yerine getirirken temel değerlerimize, Etik İlkelere bağlı hareket ederek, şirkete madden ve/veya manen zarar verebilecek davranış ve faaliyetlerden kaçınırlar. Bu da ancak temel değerlerimiz olan doğruluk, dürüstlük, sorumluluk, güven ve saygının tüm çalışanlar tarafından içselleştirilmesi ve sürdürülmesi ile mümkün olabilir. Bu nedenle çalışanların kıdemleri veya pozisyonları ne olursa olsun temel değerlerimize aykırı davranışlarına müsamaha gösterilmez.
İş Ortakları Kaynaklı İhlaller:
UEDAŞ, Etik İlkelerinde belirtilen hususlara ve ilgili politikalara uyumu sağlamak için iş ortakları ile ilişkili riskleri izlemekte ve değerlendirmektedir. İş ortaklarımızın Etik İlkelerimize ve ilgili politikalara aykırı herhangi bir davranışına müsamaha gösterilmez.
Kanun İhlalleri:
UEDAŞ'ta, yerel veya uygulanabilir uluslararası mevzuatın ihlal edilmesine müsamaha gösterilmez.
7.2 AÇIKÇA KONUŞMA VEYA ENDİŞELERİ DİLE GETİRME KANALLARI
UEDAŞ'ın bağımsız bir hizmet sağlayıcı tarafından yönetilen Etik Hattı, 7 gün 24 saat hizmet vermekte olup, etik konularda endişe veya şikayetlerin iletilmesi için kullanılan yöntemlerden bir tanesidir.
Çalışanlar, endişelerini dile getirmek için yukarıdaki kanallara ek olarak aşağıdaki alternatif yöntemleri de kullanabilirler:
✓ Çalışanlar şikayet alınması sırasında UEDAŞ'ın bir çalışanıysa, Birim Müdürüne veya amirine ya da üst yönetim ekibinin bir üyesine ulaşabilir.
✓ Çalışan, endişesini Denetim ve Risk Komitesi Başkanına veya İç Denetim Departmanına iletebilir. Bir çalışan, yönetici, koordinatör veya direktör (Yönetim Kurulu üyeleri de dahil) İfşa Edilebilir bir konu ile ilgili doğrudan bilgi sahibi olursa ve/veya bir başkası kendisine İfşa Edilebilir Konular hakkında bilgi sağlarsa, durumu Denetim ve Risk Komitesine bildirmesi beklenir.
7.3 ENDİŞELERİ DİLE GETİREN KİŞİLERDEN BEKLENENLER
Bir endişesini veya şikayetini dile getiren kişilerin, konunun net bir şekilde anlaşılmasını ve doğru ve adil bir şekilde değerlendirilmesini sağlamak adına mümkün olduğunca fazla bilgi vermesi beklenir. Bu nedenle, bildirimlerin mümkün olduğu ölçüde aşağıdaki soruların cevaplarını içermesi beklenir:
✓ Şüpheli kişi(ler)in isimleri,
✓ Konuya ilişkin detaylı bilgiler;
• Konu ne zaman/nerede/kimler arasında meydana geldiği;
• Kaç kez meydana geldiği; Tekrarlanıp tekrarlanmadığı; İlk kez ne zaman ortaya çıktığı;
• Henüz gerçekleşmediyse, ne zaman gerçekleşmesi beklendiği;
• Konunun ne zaman farkına varıldığı;
• Konudan başka kimin haberdar olduğu; Yöneticiler konuyu biliyorlarsa, bunu önlemek için hangi önlemleri aldıkları;
• Olaya doğrudan mı tanık olunduğu yoksa başka birinden mi duyulduğu;
• Yöneticileri veya başka herhangi birini bilgilendirdiniz mi? Bilgilendirmediyseniz, neden?
• Bildirilen konu hakkında herhangi bir kanıt var mı?
8 GİZLİLİK VE MİSİLLEME YAPILMAMA GARANTİSİ
UEDAŞ, endişelerini dile getiren kişilerin anonim kalma tercihine saygı duymaktadır.
Bu bağlamda, Etik Hattı ve diğer alternatif yöntemlerle bildirilen bilgiler, mevzuatın izin verdiği ölçüde ve gerekli soruşturma faaliyetlerinin ihtiyaçları ölçüsünde gizli tutulur.
Buna göre, mevzuatın izin verdiği ölçüde, ortaya çıkan herhangi bir endişenin veya şikayetin ayrıntıları ve bir Soruşturma süreci boyunca elde edilen diğer tüm bilgiler, şikayet konusu eylemde adı geçmemesi şartıyla, soruşturma, konuyu değerlendirme ve harekete geçme yetkisine sahip olan kişilerle paylaşılır.
Soruşturma sırasında bilgi veren tüm kişiler hem sağladıkları bilgileri hem de soruşturma sırasında öğrenebilecekleri bilgileri gizli tutmakla ve soruşturmanın varlığını, gizliliğini, sürece dahil olan bireyleri korumakla ve onlara saygı duymakla yükümlüdür.
UEDAŞ, endişelerin dile getirilmesini teşvik etmekte ve desteklemektedir. İyi niyetle endişesini veya şikâyetini dile getiren çalışanın kendini rahat ve güvende hissetmesi ve iş hayatının olumsuz etkileneceği yönünde bir endişeye sahip olmaması çok önemlidir.
Bu nedenle, anonim kalmadan endişesini belirten veya şikayette bulunan bir çalışanın herhangi bir gerekçe ile veya gerekçe gösterilmeden böyle bir konuyu dile getirdiği için iş akdi sonlandırılamaz, görevden uzaklaştırılamaz, işten el çektirilemez, ücretli veya ücretsiz izin kullandırılamaz veya görev yeri değiştirilemez ve buna benzer bir aksiyon alınamaz.
UEDAŞ, endişelerini veya şikayetlerini iyi niyetle dile getiren kişilere karşı herhangi bir misilleme yapılmasına müsamaha göstermemektedir. Misillemeler bu Politikanın açık bir ihlali olarak kabul edilir ve Disiplin Cezasına tabidir.
UEDAŞ, bildirimin iyi niyetle, makul gerekçelerle yapılması ve mağduriyet yaratma, zarar verme veya şahsi menfaat sağlama maksadıyla yapılmaması şartıyla, olayın doğruluğu bir Soruşturma ile ispat edilemese dahi endişesini dile getirenleri veya şikayette bulunanları korumaktadır. Ancak, bir soruşturma sürecinde Şikayet sahibinin kasten ve kötü niyetle yanlış bildirimde bulunduğunun ortaya çıkması halinde bu çalışan Disiplin sürecine ve Disiplin Cezalarına tabi tutulabilir.